お礼の手紙・はがき

心が伝わる礼状を書く

 

・「定型文」をうまく使い分ける
礼状での一番の目的は、相手に感謝の気持ちを伝えることです。相手の心づかいにどのくらいの感謝をしているかをきちんと伝えるには、やはりそれなりのやり方が必要です。敬語を間違えるなどの失礼があっては、かえって逆効果。特に目上の方には注意が必要です。
そこで・・・
「いつもお心づかいありがとうございます」「感謝のことばもありません」といった定型文をうまく利用することがポイントになります。ただ、親しい友人や親戚などには正直な気持ちを素直に書いたほうがよい場合もあります。相手やその状況を考えて、うまく使い分けるのが大切なのです。

 

・「とにかく早く」がポイント
品物やお祝いを贈った側は、きちんと届いたかどうか気になるものです。ですから何か品物を受け取った場合はなるべく早く、できたら１週間以内に先方に礼状が届けるようにするのがいいです。先方が忘れてしまった頃に届いてもお礼の気持ちが伝わりません！またトラブルの相談や就職、結婚などでお世話になった場合は、その件のめどがつくか結論が出たときに報告しましょう。たとえうまくいかなくても、力を借りた方には感謝の心を表したいものです。ただ病気や災害見舞い、弔事に対する礼状に限り、病状が落ち着いたり後始末がすんでから出してもかまいません。

 

・はがきと手紙のＴＰＯ
手紙とはがきの違いはまず、手紙はより正式はがきはあくまで略式ということです。ですから、あらたまった慶弔や目上の方への礼状などには手紙が無難でしょう。しかし、とりあえずお礼の言葉だけでも早く伝えたいというような場合には、時間をかけて長い手紙をかくよりも、お礼のことばだけ記したはがきをすぐ出すほうが、相手に気持ちが伝わるでしょう。親しい間柄なら市販のカードを利用するのもいいでしょう。いろいろなデザインのものが販売されているので、気軽に利用してみてはいかがでしょうか。市販のものでもひとこと書き添えれば冷たい感じにはなりません。また、はがきには受取人以外の人にも読まれる可能性がありますから、内容がプライベートなときにも、やはり手紙を書いて封書にすることをお薦めします封書で来た手紙には封書で返信するのがエチケットです。

 

・お礼のことばはストレートに
礼状は何よりも感謝の気持ちを表すためのものです。自分の近況などが長々書かれ、最後のほうになって「そういえば、このあいだのはありがとうございました」というのでは、受け取ったほうは、何のつもりの手紙なのかよくわかりません。いちばん言いたいことは何なのかを考えたうえでまわりくどい表現は避け、お礼の気持ちをストレートに伝えるようにしましょう。

 

・読みやすい字と文章で
礼状は気持ちを伝えるものですから、相手に読めないような乱暴な字や分かりにくい文章では失礼です。目上の人に対しては、特に配慮が必要でしょう。字が下手で自信がないという人はなおさらていねいに書くことが必要です。きちんと書いてあれば気持ちは伝わるものです。

 

・具体的な感想をひとこと
おれのことばが最大のポイントですが、ただ「ありがとうございました」だけでは形式的すぎてちょっとさびしい気がします。どこがどううれしいかったのか、ひとこと書き添えてあるだけでその人だけにあてた特別なメッセージという意味合いも加わり、受け取った側の印象もぐんとよくなります。例えば、「援助のおかげでどれだけ助かったか」「いただいた品物がどういう理由で気に入ったか、また役に立ったか」「好意がいかにありがたかったか」などを具体的に書くことが大事です。絵の得意な人なら、気の置けない相手には絵手紙なども喜ばれます。

 

・最終的なチェックを忘れずに！
誤字、脱字はみっともないものです。ことに先方の名前、住所には最大限の注意が必要です。旧字かどうかもよく確認しましょう。字やことばの使いかたが不安になる場合は、面倒くさがらずに辞書を引くこと。書き間違ってしまったときは、よほど危急の用件でない限り、修正液などで直すのは避け、あらためて書き直しましょう。そして、書き終えてから後に、誤字、脱字がないかかならず最終的な見直しを行いましょう。失礼な表現はないか、などにも十分気をつけましょう。